Thông cáo báo chí (Press Release) là một thông báo chính thức về những sự kiện, chiến dịch hay bất kỳ vấn đề nào mà một tổ chức muốn truyền tải tới giới truyền thông để tiếp cận gần hơn với công chúng. Tuy nhiên khi bắt tay vào viết thông cáo báo chí, nhiều con sen tỏ ra lúng túng và không biết phải bắt đầu như thế nào. Dưới đây là 8 lỗi cần tránh khi viết thông cáo báo chí mà Hugs Agency muốn gửi đến các bạn.
1. Bỏ qua phần Giới thiệu
Khi viết thông cáo báo chí có một số marketer sẽ không ngần ngại mà bỏ qua phần giới thiệu công ty vì nghĩ rằng nó không cần thiết. Tuy nhiên, điều này lại không đúng và tốt cho doanh nghiệp. Nếu các bên khác quan tâm và muốn biết nhãn hàng này là ai, đang làm gì và có mục tiêu lý tưởng vận hành nào thì sẽ tạo ra tiềm năng chuyển đổi. Bên cạnh đó, việc tự mình giới thiệu về thương hiệu của mình sẽ tốt hơn nhiều so với việc để người khác tìm hiểu từ những nguồn thông tin không chính thống và chính xác
Giải pháp: Viết một cách ngắn gọn, chính xác về những gì doanh nghiệp đang làm, đang hướng tới trong thị trường để giới thiệu doanh nghiệp mình với công chúng. Những thông tin này cần nhất quán với các nền tảng khác.
2. Không có mục tiêu rõ ràng
Tại sao độc giả nên cần những thông tin này? Tại sao các cơ quan tòa soạn phải truyền tải chúng đến công chúng? Thông cáo báo chí này có gì quan trọng, thú vị đáng để bàn luận? Nếu trước khi bắt tay vào viết, các nhà marketing không tự giải đáp được những câu hỏi này thì thông cáo báo chí của doanh nghiệp sẽ bị mất định hướng, buồn tẻ và khô khan.
Giải pháp: Trước khi viết thông cáo báo chí, hãy viết ngắn gọn một câu về lý do thông cáo báo chí này có ý nghĩa. Trong quá trình viết liên tục nhắc nhớ về lý do đó để cho ra sản phẩm có ích nhất.
3. Không tối ưu SEO
Một thông cáo báo chí hoàn toàn có thể cải thiện hiệu suất SEO bằng những phương thức như: Tăng số lượng backlinks từ các website khác, Tăng khả năng hiển thị thương hiệu trong các công cụ tìm kiếm, Tăng xếp hạng công cụ tìm kiếm… Chính vì thế, không chỉ đóng vai trò truyền đạt thông tin, thông cáo báo chí sẽ tăng cả độ nhận diện thương hiệu trên nền tảng kỹ thuật số và thúc đẩy lưu lượng truy cập tự nhiên (organic traffic) đến trang web của thương hiệu.
Giải pháp: Sử dụng các công cụ đo lường SEO như SEOQuake, Screaming Frog SEO spider,… để kiểm tra các thông cáo báo chí.
4. Sử dụng trích dẫn nhiều cảm xúc
Không có gì sai khi sử dụng các câu trích dẫn của người khác trong thông cáo báo chí của doanh nghiệp cả. Tuy nhiên những trích dẫn đó sẽ không hiệu và cung cấp bất kỳ thông tin nào có giá trị đến với độc giả nếu những trích dẫn này chỉ bộc lộ cảm xúc. Điều người đọc quan tâm là nội dung thông cáo báo chí nói về điều gì và tại sao nó lại quan trọng với họ chứ không phải là cảm xúc của một người phát ngôn nào đó.
Giải pháp: Khi sử dụng trích dẫn nên đặt giá trị thông tin lên hàng đầu để thông cáo báo chí giữ được tính khách quan và thật sự hữu ích cho người đọc.
5. Không dẫn đường liên kết
Thông cáo báo chí vẫn là một văn bản phát hành trong thời đại kỹ thuật số, vì vậy sẽ cần có đường liên kết để chuyển hướng người đọc đến những tài liệu liên quan. Không chỉ thế, doanh nghiệp không chỉ gửi thông cáo báo chí cho các tòa soạn báo mà còn có thể đăng tải trên website, fanpage, group hoặc các đơn vị truyền thông khác. Vì thế, nếu một thông cáo có nội dung hay đến đâu mà đường dẫn link đã đồng nghĩa với việc bỏ qua các cơ hội chuyển đổi tiềm năng.
Giải pháp: Lên bố cục thông cáo báo chí, chọn lọc những thông tin có thể chèn đường liên kết. Tuy nhiên không nên lạm dụng việc dẫn đường liên kết, chỉ nên chọn ra những cái có giá trị chuyển đổi cao nhất.
6. Trích nguồn của bên thứ ba nhưng không xin phép
Trích dẫn là một trong những cách thường thấy trong thông cáo báo chí. Việc trích dẫn sẽ giúp các thông cáo báo chí không bị “khô khan”, có tính chân thật, hữu ích và đa chiều hơn cho độc giả. Thế nhưng, nếu như doanh nghiệp sử dụng trích dẫn của bên thứ ba mà chưa xin phép sẽ gây bất hòa giữa các bên. Người phát ngôn của trích dẫn đó có thể cảm thấy không được tôn trọng. Nghiêm trọng hơn, thương hiệu cũng trở nên mất uy tín trong mắt độc giả. Vì thế việc sử dụng trích dẫn mà không báo trước cho bên thứ 3 là một điều cấm kỵ trong thông cáo báo chí.
Giải pháp: Cần xác định hẳn quy trình sử dụng trích dẫn từ bên thứ 3: Liên hệ với các nguồn, Trình bày về thông cáo báo chí, Giải thích phát ngôn của họ sẽ được trích dẫn trong bối cảnh nào, Xin phép.
7. PR “lộ liễu”
Thông cáo báo chí là văn bản do chính thương hiệu viết ra vì thế nhiều doanh nghiệp sẽ bị mắc lỗi PR lộ liễu, chỉ nhấn mạnh về thương hiệu. Thay vào đó, các nhà làm marketing nên tập trung vào những vấn đề và làm sao để vấn đề đó có ý nghĩa, có liên quan tới đời sống của độc giả, như vậy họ sẽ có lý do để tiếp tục đọc thông cáo báo chí của thương hiệu.
Giải pháp: Hãy đảm bảo dòng tiêu đề và đoạn đầu tiên nói về những gì thương hiệu đã làm, chứ không phải thương hiệu tuyệt vời như thế nào.
8. Không có phần thông tin liên hệ
Một sai lầm không đáng có chính là quên thêm phần thông tin liên hệ trong thông cáo báo chí, bao gồm số điện thoại, email, fax, website hay các trang mạng xã hội. Nếu không có thông tin liên hệ, các bên quan tâm muốn liên hệ với thương hiệu, họ sẽ phải tốn thời gian khá nhiều để tìm kiếm từ các nguồn không chính thống. Trong trường hợp xấu nhất có thể dẫn đến thông tin bị nhầm lẫn hoặc sai lệch.
Giải pháp: Đảm bảo ít nhất 2 cách thức liên hệ ở cuối thông cáo báo chí.
Thông cáo báo chí cũng là một công cụ quan trọng khi các thương hiệu muốn làm PR. Do vậy để viết nên một thông cáo báo chí có ý nghĩa và hiệu quả các nhà làm marketing phải có chiến lược rõ ràng. Trên đây là 8 sai lầm mà nhiều con sen thường mắc phải khi viết thông cáo báo chí mà các bạn cần phải lưu ý. Theo dõi Hugs Agency Marketing Đà Nẵng để biết thêm nhiều thông tin hữu ích về marketing bạn nhé!