Đằng sau mỗi chiến dịch thành công của Agency chúng ta thường chỉ nghĩ đến bộ phận Creative và Account mà vô tình quên đi nhân vật “thầm lặng sau tấm màn hào quang” - Strategic Planner. Được coi là trung tâm đầu não của một chiến lược truyền thông, giúp chiến dịch đi đúng định hướng đã đề ra. Strategic Planner là công việc được đánh giá cao và được bạn trẻ khá quan tâm hiện nay. Do đó hãy cùng Hugs Agency Marketing “mổ xẻ” vị trí này có gì đặc biệt cùng như tầm quan trọng của nó là gì nhé.

I. STRATEGIC PLANNER LÀ GÌ?

Một cách đơn giản, Strategic Planner trong Agency có vai trò biến mục tiêu kinh doanh, mục tiêu marketing trong brief của khách hàng vốn nhìn “khô khan” thành các mục tiêu truyền thông và lên chiến lược thực thi. Sự thật này trái ngược hoàn toàn với nhiều suy nghĩ của bạn trẻ thường hay nghĩ Planner chỉ đơn thuần là người lập kế hoạch, thiết kế powerpoint rồi đứng lên thuyết trình. Strategic Planner đảm nhiệm trọng trách kết nối sự thật về sản phẩm, sự thật về người tiêu dùng và sự thật về ngành hàng để khoanh vùng Thông Điệp Chủ Đạo,  phục vụ chiến lược truyền thông hiệu quả.

II. VAI TRÒ CỦA STRATEGIC PLANNER LÀ GÌ?

1. Nghiên cứu

Thực chất khi nhận brief từ client, planner không chỉ là research thông tin khách hàng hoặc các chiến lược đối thủ cạnh tranh đã từng thực hiện. Mà người Planner còn phải nghiên cứu nhiều hơn tưởng tượng:

Xu hướng bên ngoài: tức là research xu hướng chính trị, xã hội, khoa học, kinh tế. Sau đó, phân tích các xu hướng này liệu sẽ tác động đến công ty ở tương lai như thế nào.

Xu hướng kinh doanh: là những sản phẩm//dịch vụ khách hàng đang có nhu cầu cao, cần thiết ở thời điểm đó. Có được kế hoạch phát triển sản phẩm đúng đắn, việc kinh doanh của công ty sẽ nhanh chóng tạo ra nhiều lợi nhuận

Phân tích xu hướng ngành: liên quan đến việc nghiên cứu về những thay đổi trong ngành mà công ty đang hoạt động. Cụ thể như sản phẩm/dịch vụ mới ra mắt, thay đổi công nghệ/kỹ thuật, người mới tham gia vào ngành.

Nghiên cứu đối thủ: xem điểm mạnh của họ là gì, chiến lược truyền thông của họ khác gì với chúng ta, lợi thế của công ty so với đối thủ, điểm giống nhau giữa họ và bạn.

Nghiên cứu khách hàng: điều này có thể bao gồm các khiếu nại, bình luận của khách hàng về công ty trên mạng xã hội hay quan sát động cơ, thái độ, hành vi của khách đối với thương hiệu. 

2. Lên creative brief và gửi cho team creative

Như đã nói, một trong những nhiệm vụ chính của Strategic Planner là biến mục tiêu truyền thông cũng như các thông tin “cứng nhắc” khác của client thành bản brief mới gọi là creative brief cho Creative team. Bởi nếu Account đưa thẳng bản brief “thô” của client như tham vọng thị trường, % thị phần,... của khách hàng thì họ sẽ lúng túng không biết phải bắt đầu như thế nào.

Việc thường xuyên phải lên creative brief sẽ giúp Planner rèn luyện kỹ năng tìm ra vấn đề. Mà khi đã xác định đúng “nút thắt” của vấn đề thì kế hoạch sẽ được đi đúng hướng, tập trung giải quyết vấn đề cốt yếu.

3. “Thẩm định” ý tưởng

Sau khi phòng Creative đã cho “ra lò” những ý tưởng theo họ là rất xuất sắc và đầy triển vọng thì bộ ba “Account - Planning - Creative” sẽ ngồi xuống và chọn xem đâu là ý tưởng có tính khả thi và “hợp khẩu vị” với client nhất. Lúc này Planner phải thật tỉnh táo để tránh chọn ý tưởng lệch hướng với mục tiêu ban đầu.

4. Lên chiến lược

Sau khi đã chọn ra ý tưởng để thực thi chi tiết, công việc tiếp theo của Strategic Planner là phối hợp, theo dõi tiến độ của các phòng ban khác như Media, Production để chi tiết hoá chiến lược - đặc biệt là về kinh phí, một trong những yếu tố mà client lẫn agency đều quan tâm. Giai đoạn này sẽ càng thử thách kỹ năng lập kế hoạch của Planner.

5. Pitching

Không phải lúc nào Account cũng là người trình bày idea đến khách hàng mà đôi lúc sẽ là Planner. Bởi họ là người hiểu rõ dự án nhất từ đó có thể truyền tải chi tiết và chuyên sâu idea để thuyết phục khách hàng.

6. Giám sát dự án

Khi campaign được khách duyệt và bước vào giai đoạn triển khai chi tiết thì Planner sẽ là người giám sát tiến độ dự án, xem dự án có đang ổn không, hay có cần chuyển qua plan B không,... Họ cũng chính là người giám sát xem KPI có khả năng đạt được đến đâu. Ở giai đoạn này, Account và Planner phải thường xuyên làm việc, phối hợp với nhau nhằm xử lý các vấn đề với khách hàng tốt hơn.

7. Báo cáo dự án

Khi giai đoạn đã đi đến cuối cùng, Planner sẽ là người báo cáo, đo lường kết quả so với mục tiêu đặt ra. Đồng thời rút kinh nghiệm và đề xuất giải pháp cải thiện cho những lần tiếp theo.

III. TẦM QUAN TRỌNG CỦA  STRATEGIC PLANNER

Thông qua các công việc trên, chắc hẳn chúng ta cũng đã thấy được vai trò to lớn của Strategic Planner. Để chiến dịch thành công thì phải có bản đồ kế hoạch, chỉ đường cho ta hướng nên đi và hướng nào không nên đi, giúp doanh nghiệp nhìn ra hướng đi đúng đắn phù hợp với mình. Việc lập strategic planning sẽ giúp cho các marketer có thể nhìn nhận các vấn đề một cách tổng quát hơn, xác định vấn đề nào là quan trọng và vấn đề nào ít quan trong nên để sau, nguồn lực nào nên tập trung phát triển. Do đó, người làm Planner được ví như “đường ray” để xe lửa có phóng nhanh thì cũng sẽ không chệch khỏi đường ray.

IV. TIPS GIÚP NÂNG CAO KỸ NĂNG HOẠCH ĐỊNH DÀNH CHO NGƯỜI LÀM PLANNER

1. Nhìn vào bức tranh lớn

Planner thực thụ dành phần lớn thời gian suy nghĩ về chiến lược chứ không phải lên kế hoạch cho content, cho social media hay các quảng cáo chắp vá khác. Planner Strategic là người luôn phải có tư duy bức tranh lớn, có khả năng giải quyết các vấn đề hóc búa tổng quát cho khách hàng và thương hiệu.

2. Nghĩ về thực thi

Bên cạnh việc nhìn vào bức tranh lớn, thì Planner cũng không quên “để ý” đến khả năng thực thi chi tiết. Bởi kế hoạch triển khai càng chi tiết thì chiến dịch mới được chạy trơn tru.

3. Xác định quy trình

Khi một chiến dịch được thực hiện thì không chỉ có sự tham gia của Agency và Client mà đôi khi còn có bên thứ 3. Nếu Planner không có quy trình rõ ràng thì mọi thứ sẽ dễ rối rắm, khó quản lý. Quy trình làm việc sẽ giúp bạn: dễ dàng khi truyền đạt mục tiêu chung đến mọi người, thuận tiện chỉnh sửa kế hoạch nếu có sai sót.

4. Xác định mốc thời gian

 Một chiến dịch chuyên nghiệp là chiến dịch phải theo đúng deadline đã đặt ra. Do đó, Strategic Planner cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo kế hoạch chạy đúng tiến độ:

• Ghi rõ thời gian thực hiện cho từng bộ phận
• Phân công người chịu trách nhiệm trên từng đầu việc 
• Phối hợp, hỗ trợ team trong quá trình làm việc

5. Dự phòng trường hợp rủi ro

Bất kỳ dự án nào cũng luôn xảy ra thay đổi bất ngờ đến từ khách hàng. Planner thông minh là người phải luôn dự trù trường hợp này để nếu có xảy ra thì ta phải nhanh chóng sửa đổi. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể dự đoán chứ không bao giờ ngăn chặn được các rủi ro. 

Qua bài chia sẻ trên, Hugs Agency tại Đà Nẵng hy vọng bạn sẽ phần nào hiểu được công việc cũng như vai trò của Strategic Planner trong Agency. Là người nắm vai trò chủ chốt trong các chiến lược truyền thông nên chọn ứng viên phù hợp với doanh nghiệp là điều rất quan trọng. Nếu công ty của bạn vẫn đang băn khoăn thì đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn trực tiếp từ đội ngũ Hugs nhé. Chúc bạn thành công!