Đối với các Marketer, việc lên kế hoạch triển khai cho các hoạt động tiếp thị trong tương lai đóng vai trò quan trọng. Để đạt được những chiến dịch tiếp thị hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu của thương hiệu, những người làm tiếp thị phải tiến hành nghiên cứu chi tiết và chuẩn bị cẩn thận. Trong bối cảnh này, kế Hoạch Triển Khai (Deployment Plan) - một bản kế hoạch chi tiết về phân phối nguồn lực, đồng thời đề xuất các biện pháp phòng ngừa rủi ro và cách đo lường kết quả của các chiến dịch tiếp thị ngày càng trở nên vô cùng quan trọng.

Cùng Hugs Agency khám phá ngay 5 bước chi tiết để xây dựng Deployment Plan hiệu quả qua bài viết sau!

DEPLOYMENT PLAN LÀ GÌ MÀ MARKETER NÀO CŨNG CẦN BIẾT CÁCH XÂY DỰNG?

Deployment Plan là một bản kế hoạch chi tiết được thiết kế để hướng dẫn quá trình triển khai và thực hiện một dự án, chiến dịch, hoặc hệ thống cụ thể. Kế hoạch này định rõ các bước cụ thể, nguồn lực, và thời gian cần thiết để đảm bảo sự thành công của quá trình triển khai. Giúp marketer dễ dàng chi tiết hóa và đưa ý tưởng lớn (Big Idea) gần gũi hơn với khách hàng mục tiêu. Kế hoạch triển khai này bao gồm các giai đoạn khác nhau, giúp tạo ra một hướng dẫn chi tiết về cách triển khai một chiến dịch hoặc ý tưởng tiếp thị. Những thành viên liên quan được thông báo qua Deployment Plan sẽ hiểu rõ về mục tiêu cụ thể và những hoạt động chi tiết mà thương hiệu sẽ triển khai trong tương lai.

Những thông tin đặc biệt quan trọng mà Deployment Plan cần có bao gồm:

• Issue tracking: Nhận dạng những vấn đề mà thương hiệu đang hoặc có khả năng sẽ gặp phải
• Roles and responsibilities (before, during and after implementation): Vai trò và nhiệm vụ cụ thể của những nhân sự liên quan trước, trong và sau quá trình lập kế hoạch
• System support: Nguồn lực của thương hiệu có thể hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và triển khai các hoạt động marketing 
• Escalation processes: Quy trình thực thi kế hoạch bao gồm các bước và nhiệm vụ cụ thể của từng nhân sự liên quan trong một khoảng thời gian nhất định 

NHỮNG LỢI ÍCH DEPLOYMENT PLAN ĐEM ĐẾN CHO THƯƠNG HIỆU 

Lên kế hoạch cho các hoạt động marketing trong tương lai được coi là một phần quan trọng và có thể quyết định sự thành bại của thương hiệu. Deployment Plan mang lại những lợi ích sau: 

• Tiết kiệm nguồn lực: Bằng cách hiểu rõ kế hoạch triển khai và công việc chi tiết, những nhân sự liên quan sẽ giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng giúp thương hiệu tìm ra những cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu, đồng thời giảm rủi ro và tiết kiệm nguồn lực. 
• Bảo mật tối đa: Deployment Plan đặt ra giới hạn tiếp cận đối với những thông tin quan trọng, giúp thương hiệu ngăn chặn sao chép từ đối thủ cạnh tranh. Việc chỉ định quyền truy cập giúp giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin hay việc ăn cắp.

• Tối ưu kết quả: Trong suốt quá trình từ giai đoạn xây dựng đến việc triển khai kế hoạch phát triển, marketer cần tập trung đặc biệt vào khách hàng mục tiêu để đảm bảo hiệu quả kinh doanh theo kế hoạch. Việc lên kế hoạch dựa trên dữ liệu đã thu thập cùng với các tính toán kỹ lưỡng giúp thương hiệu duy trì sự nhất quán và không chệch khỏi mục tiêu đã đề ra ban đầu.

MARKETER CẦN LƯU Ý ĐIỀU GÌ KHI XÂY DỰNG DEPLOYMENT PLAN?

Luôn bắt đầu từ người tiêu dùng

Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng là nền tảng quan trọng cho những chiến lược marketing hiệu quả. Do đó, những người làm marketing cần đặt mình vào tâm trí và trải nghiệm của người tiêu dùng để tìm ra giải pháp thích hợp thông qua sản phẩm hoặc dịch vụ của thương hiệu. Mọi hoạt động sẽ trở nên không có ý nghĩa nếu không tạo ra ấn tượng tích cực hoặc làm cho đối tượng mục tiêu cảm thấy hài lòng. Do đó, quá trình nghiên cứu, khảo sát, và đặc biệt là sự nỗ lực để hiểu rõ khách hàng chính là chìa khóa quan trọng giúp marketer đạt được mục tiêu đã đề ra từ trước.

Xem xét toàn diện và kỹ lưỡng

Trước khi đặt ra kế hoạch cho bất kỳ hoạt động mới nào, marketer cần thực hiện một quá trình nghiên cứu chi tiết để có cái nhìn tổng thể về thương hiệu. Điều này giúp tránh tình trạng lãng phí nguồn lực và đồng thời tăng cường hiệu suất của chiến lược marketing. Quan trọng là khả năng sử dụng thông tin từ cả bên ngoại lẫn bên trong tổ chức, vì mọi quyết định trong kế hoạch phát triển marketing có tác động trực tiếp đến hình ảnh và giá trị của thương hiệu

Cân nhắc về sự thay đổi 

Bất kỳ sự tạo ra sản phẩm mới hoặc thay đổi nào trong chiến lược marketing đều có thể mang lại hậu quả nặng nề cho thương hiệu. Do đó, mọi quyết định trong kế hoạch phát triển cần phải dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng và tính toán cẩn thận. Marketer cần phải đưa ra quyết định sau khi đã xem xét kỹ lưỡng mọi nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể.

5 BƯỚC CHI TIẾT GIÚP XÂY DỰNG DEPLOYMENT PLAN HIỆU QUẢ

1. Làm rõ mục tiêu của kế hoạch 

Ngay từ khi bắt đầu, marketer cần làm rõ mục tiêu mà kế hoạch phải đạt được trong khoảng thời gian cụ thể. Thông thường, có ba loại mục tiêu chính bao gồm: Mục tiêu Kinh doanh (Business Objective), Mục tiêu Marketing (Marketing Objective), và Mục tiêu Truyền thông (Communication Objective). Nếu Mục tiêu Kinh doanh hướng tới doanh thu, mức độ tăng trưởng hoặc thị phần, Mục tiêu Marketing mong muốn tạo ra sự thay đổi trong hành vi của người tiêu dùng, trong khi Mục tiêu Truyền thông tập trung vào tác động đến cảm xúc và suy nghĩ của người tiêu dùng mục tiêu. Với mỗi mục tiêu khác nhau, các hoạt động cụ thể và nguồn lực cần thiết sẽ khác nhau. Vì vậy, việc xem xét kỹ lưỡng về khả năng và xác định điểm đến sau cùng của một kế hoạch phát triển là rất quan trọng. 

Thông qua một loạt các hoạt động sẽ được triển khai trong tương lai, thương hiệu muốn tạo ra ảnh hưởng như thế nào đối với đối tượng nhận tin mục tiêu cụ thể và công chúng nói chung? Marketer cần phải dựa vào thông tin từ phía thương hiệu, khách hàng và các bên liên quan để xem xét kỹ lưỡng và có thể trả lời một cách xuất sắc cho câu hỏi trên.

2. Dự báo và phòng ngừa rủi ro

Mọi sai lầm, dù nhỏ nhất, đều có thể đe dọa kế hoạch đã được xây dựng kỳ công trước đó. Vì vậy, để đạt được mục tiêu và tránh lãng phí nguồn lực, marketer cần tiếp cận một cách cẩn thận để phát hiện và liệt kê tất cả những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai các hoạt động marketing. Sau đó, việc tiến hành đánh giá tác động và xác định xác suất cho từng rủi ro sẽ giúp thương hiệu xác định những mối nguy hiểm cần được phòng ngừa đầu tiên. 

Ngoài ra, từ khi lập kế hoạch đến khi hoàn thành quá trình triển khai, những sự cố bất ngờ vẫn có thể xuất hiện. Marketer cần có tầm nhìn xa và khả năng ứng biến nhanh chóng để giải quyết các vấn đề phát sinh một cách mềm dẻo, giúp thương hiệu giảm thiểu tối đa rủi ro. Để đạt được điều này, việc đánh giá và chuẩn bị trước từ giai đoạn ban đầu là vô cùng quan trọng.

3. Thiết lập lịch trình cụ thể

Lịch trình triển khai sẽ định rõ nhiệm vụ cho những nhân sự liên quan cùng với các thời hạn cụ thể để hoàn thành mỗi công việc được giao. Trong quá trình "điểm mặt" trong bản kế hoạch, mỗi cá nhân sẽ được gán trách nhiệm chi tiết hơn, đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. Lịch trình chi tiết và rõ ràng giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động marketing trong tương lai của thương hiệu diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Hơn nữa, nó cũng là cơ sở để những người quản trị có thể dễ dàng theo dõi tiến trình triển khai của kế hoạch.

4. Xây dựng khung tiêu chí để đánh giá

Sau khi một kế hoạch đã được triển khai và chiếm một phần ngân sách nhất định, thương hiệu đối mặt với thách thức làm thế nào để đánh giá hiệu suất của các hoạt động marketing. Trong trường hợp không có sự đo lường chính xác về kết quả, việc nhận diện sai lầm và đề xuất biện pháp khắc phục cho những kế hoạch tiếp theo trở nên phức tạp. Điều này làm nổi bật sự cần thiết của việc xây dựng một khung tiêu chí để đánh giá mức độ ảnh hưởng mà việc thực hiện kế hoạch đã mang lại cho thương hiệu. 

Tại bước này, việc sử dụng các chỉ số đo lường (KPI) và cách thức đo lường (Measurement Tracking) trở thành quan trọng để đánh giá sự thành công của các hoạt động marketing. Sự thực tế và sự tương quan với mục tiêu ban đầu là những yếu tố cơ bản cần được bảo đảm trong khung tiêu chí. Marketer sẽ coi đây như là "kim chỉ nam", giúp họ duy trì sự nhất quán với hướng đi ban đầu trong suốt quá trình triển khai kế hoạch.

5. Tiến hành củng cố lại kế hoạch

Trước khi thực hiện kế hoạch, việc trao đổi thông tin và giao tiếp là quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả của quá trình. Việc xác định người nên liên lạc với ai, tần suất giao tiếp, và phương tiện sử dụng sẽ giúp việc triển khai hoạt động marketing diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả hơn. Ngoài ra, khi xuất hiện tình huống khẩn cấp hoặc rủi ro bất ngờ, việc marketer xây dựng một kế hoạch chặt chẽ và toàn diện sẽ giảm thiểu tối đa thiệt hại cho thương hiệu.

Trước khi đưa kế hoạch vào thực thi, việc trao đổi cũng như giao tiếp là điều rất quan trọng