Các sai sót trong quá trình làm việc là điều khó có thể tránh khỏi với các doanh nghiệp. Lúc này, điều mà các doanh nghiệp cần làm chính là gửi lời xin lỗi đến khách hàng để xoa dịu họ và tìm ra cách giải quyết tốt nhất. Và sự khác biệt trong cách xử lý những sai sót sẽ quyết định đến mức độ hài lòng của khách hàng. Bài viết dưới đây, Hugs - Agency Marketing tại Đà Nẵng sẽ chỉ ra một số bí quyết giúp bạn viết email xin lỗi khiến khách hàng mỉm cười.

1. EMAIL XIN LỖI KHÁCH HÀNG LÀ GÌ?

Khả năng chi tiêu của khách hàng có thể tăng cao và trung thành lâu hơn nếu họ có những trải nghiệm tích cực với công ty, doanh nghiệp của bạn. Vì thế, các doanh nghiệp cần có những sự cố gắng tốt nhất trong việc mang đến trải nghiệm dễ chịu cho khách hàng khi thực hiện công việc cùng nhau. Bên cạnh những trải nghiệm với khách hàng trong quá trình giao dịch, hoàn thành giao dịch với những lời cảm ơn thì các công ty, doanh nghiệp cũng cần có sự tự giác khi xảy ra sai sót cho khách hàng. Lúc này, những mẫu thư tín, email xin lỗi gửi đến khách hàng là điều cực kỳ cần thiết và cần được chuẩn bị tốt nhất.

Mục đích của việc gửi email xin lỗi là gửi đến khách hàng lời giải thích, lời xin lỗi chân thành nhất đến với khách hàng về những sự cố, sai sót đã xảy ra trong quá trình làm việc, hợp tác. Từ đó, giúp khách hàng có cái nhìn tốt hơn và thông cảm hơn đến cho công ty, doanh nghiệp của bạn.

2. CÁCH VIẾT EMAIL XIN LỖI KHÁCH HÀNG CỰC CHUẨN

Email xin lỗi gửi đến khách hàng thường không có bất kỳ một quy chuẩn nào. Theo đó, tùy vào từng trường hợp mà các cá nhân, tổ chức có thể có những cách viết khác nhau. Tuy nhiên, để email xin lỗi thực sự làm hài lòng khách hàng và khiến họ mỉm cười thì cần phải đảm bảo đầy đủ những điều sau đây.

Lời xin lỗi là điều cần được thể hiện rõ ràng

Một email xin lỗi khách hàng thì chắc chắn không thể thiếu lời xin lỗi chân thành nhất gửi đến khách hàng. Lời xin lỗi không chỉ để làm xoa dịu khách hàng mà còn để thể hiện mức độ uy tín của công ty, doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, lời xin lỗi gửi đến khách hàng phải thể hiện rõ lỗi lầm, chứ không phải viện cớ. Cụ thể, bạn nên viết “Tôi thật lòng xin lỗi vì đây là thiếu sót của chúng tôi…” thay cho “Tôi xin lỗi nhưng mà…”.

Thừa nhận những sai sót không đáng có

Nếu bạn thật sự không có lỗi và việc xin lỗi có thể ảnh hưởng đến lòng tự trọng của bạn, hãy thử đặt mình vào vị trí của khách hàng để nhìn nhận vấn đề một cách khách quan nhất. Và có thể, ở một khía cạnh khác, bạn có thể sẽ nhận ra sai sót của mình, dù cho sai sót lớn hay nhỏ thì cần phải thừa nhận và tỏ ra hối lỗi nhằm làm dịu lòng khách hàng.

Đưa ra lời giải thích với khách hàng

Sau lời xin lỗi và thừa nhận những sai sót, hay trình bày với khách hàng những nguyên nhân dẫn đến sự cố đó. Lưu ý, nguyên nhân dẫn đến các sai sót khác với ngụy biện, bạn cần tóm tắt ngắn gọn và thật khách quan để nhận được sự thông cảm của khách hàng.

Trình bày cách giải quyết vấn đề

Một lời xin lỗi, giải thích sẽ thực sự có tác dụng nếu đi kèm với đó là cách giải quyết vấn đề, giải quyết những sai sót. Theo đó, trong email xin lỗi khách hàng, bạn phải thể hiện rõ ràng hướng khắc phục hậu quả để vừa giữ chân được khách hàng, vừa thể hiện mức độ uy tín của mình.

Mong khách hàng bỏ qua lỗi lầm

Mục đích cuối cùng của email xin lỗi khách hàng chính là mong khách hàng bỏ qua những sai sót trong quá khứ. Vì thế, trong thư này bạn nên đề cập đến mong muốn, hy vọng được khách hàng bỏ qua những sai sót không đáng có. Tuy nhiên bạn không cần phải viết quá dài dòng mà đôi khi những câu nói đơn giản, mong muốn chân thành sẽ dễ chiếm được cảm tình của khách hàng.

Tiếp tục giữ liên lạc với khách hàng

Những sai sót khi làm việc là điều không thể tránh khỏi, vì thế khi gửi email xin lỗi nên giữ liên lạc với khách hàng thường xuyên để có thể chăm sóc họ thật tốt. Điều này không chỉ góp phần tăng mức độ chuyên nghiệp của công ty, doanh nghiệp mà còn là cơ hội để lấy lại niềm tin từ khách hàng.

3. NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT EMAIL XIN LỖI KHÁCH HÀNG

Một email xin lỗi để làm hài lòng khách hàng không chỉ đảm bảo đầy đủ những yếu tố trên mà còn cần phải lưu ý đến một số chi tiết nhỏ như sau:

• Tuyệt đối không được sai chính tả bởi đây là lỗi tối kỵ không chỉ của email xin lỗi mà trong bất kỳ văn bản nào.
• Ngôn ngữ trong email phải đúng mực, thể hiện được thái độ lịch sự và có thành ý mong muốn được thứ lỗi.
• Thời gian gửi email xin lỗi phải được đảm bảo, cụ thể là trong vòng 24 giờ sau khi bị phàn nàn.
• Email xin lỗi phải được gửi đúng khách hàng, không nên nói quá chung chung mà phải các nhân hóa người được xin lỗi.

Chủ động nhận lỗi và gửi lời xin lỗi đến khách hàng là kỹ năng cực kỳ quan trọng để giữ chân khách hàng, tạo dựng niềm tin cho họ cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp công ty, doanh nghiệp của mình. Qua những thông tin về cách viết email xin lỗi mà Hugs - Agency Marketing tại Đà Nẵng đã cung cấp ở trên, hy vọng bạn sẽ tìm được những cách giải quyết vấn đề tốt nhất cho mình khi gặp các sự cố không đáng có.